临床监查员必备文件管理

明确定义

必备文件：指能够单独或者汇集后用于评价临床试验的实施过程和试验数据质量的文件。

参考法规：

《药物临床试验质量管理规范》

《药物临床试验必备文件保存指导原则》

本文适用于：为申请药品注册而进行的药物临床试验的研究者文件夹中必备文件保存。

重要性

必备文件管理的重要性：

✓ 保证临床试验过程必备文件的真实性，有序性，完整性。

✓ 可以成为还原整个临床试验过程的重要依据。

主要内容

● 常规资料

✓ 研究者手册（及更新版本）；

✓ 临床试验方案（及修正案）；

✓ 病例报告表（及更新版本）；

✓ 知情同意书/提供给受试者的书面材料（及更新版本）；

✓ 招募广告（及更新版本）；

✓ 临床试验合同；

✓ 受试者保险等相关文件；

✓ 药品监督管理部门对临床试验方案的许可、备案。

敏感点：

1、递交过伦理的所有版本的所有文件均要完整保存，有序存放。

2、注意临床试验合同的签订份数，按照要求保存在文件夹中。

3、各版本方案保存签字版，各方签字页要完整。

4、考虑各司盖章流程，签字流程快慢不同，重要文件要有备份意识。

● 管理

✓ 启动访视报告；

✓ 重要的沟通记录；

✓ 监查访视确认信和跟进信/监查访视记录表；

✓ 签署的知情同意书/病例报告表；

✓ 病例报告表修改记录；

✓ 原始医疗文件；

✓ SAE/SUSAR/安全性资料；

✓ 阶段性报告；

✓ 筛选入选表/鉴认代码表；

✓ 授权表和签名样张；

✓ 研究者向伦理委员会提交的试验完成文件；

✓ 临床试验总结报告。

敏感点：

1、如文件载体为移动硬盘等电子载体，一定要确认及时可读性。

2、重要的沟通记录是指证明有关临床试验的管理、方案违背、试验实施、不良事件的报告等方面的共识或者重要问题的讨论。

● 资质

✓ 伦理同意件；

✓ 伦理委员会的人员组成；

✓ 研究者签名的简历和资格文件；

✓ 所有其他授权人员签名的简历和资格文件；

✓ 实验室正常值范围；

✓ 检测的资质证明（实验室质评证书，第三方检测机构资质）；

✓ 仪器设备等校准报告。

敏感点：

1、授权表中授权的所有研究人员均需要收集签名的简历和资质。

2、很多机构伦理使用线上审批系统，伦理批件均为电子版情况下，建议打印出来存放至研究者文件夹中。

3、关于室间质评证书，注意与方案中要求的每项实验室检查的每项指标一一核对。

例如：方案中要求尿常规的检查指标为：尿比重，尿PH值，葡萄糖，尿蛋白，尿红细胞，尿白细胞，需要核对该中心的尿常规的室间质评证书中是否涵盖方案要求的所有指标。

4、注意检测资质证明的有效期，校准报告有效期。

● 药品

包括但不限于以下（具体遵循各中心SOP）

✓ 试验用药品在临床试验机构的登记表；

✓ 试验用药品及其他试验相关材料的说明（若未在试验方案或研究者手册中说明）；

例如：药品稳定性说明（用于判定药品超温是否可继续使用的依据）。

✓ 试验用药品及其他试验相关材料的运送记录；

例如：申请（申请记录，申请表等）-运送（温湿度记录）。

✓ 试验用药品的检验报告（所有批次）；

✓ 盲法试验的揭盲程序；

✓ 药品出入库，库存记录；

✓ 储存温度记录；

✓ 药品超温报告（如有）；

✓ 试验用药品销毁证明。

敏感点：

1、如药品存放在中心药房管理，要遵循中心药房对于药品相关文件的管理要求。

例如双盲试验，涉及盲态与非盲态分开管理的情况，尤其要注意药品文件夹的单独管理。

2、注意药品管理员的授权和培训。

3、储存过程温度记录要注意定期及时导出。

● 生物样本

✓ 耗材申请，接收，库存，使用记录；

✓ 生物样本采集表格；

✓ 生物样本处理表格；

✓ 生物样本储存表格（温度记录）；

✓ 设备使用记录表格；

✓ 生物样本输运相关表格。

敏感点：

1、生物样本部分文件建议使用单独文件夹保存，以便随时取出记录数据。

2、文件存放的顺序按照采集，处理，储存，运输进行保存，以便核查时进行逻辑性核对。

3、建议制定仪器使用记录的表格（尤其是离心机，冰箱），仪器使用记录可以作为逻辑性核查很有用的依据。

文件保存条件

● 文件保存的场所，是稽查人员，核查人员重要的核查内容之一，也是评估临床试验质量的重要因素之一，但由于科室的项目众多，资源条件有限，文件的保存场所是很容易被忽略的问题。

✓ 保存文件的设备条件应当具备防止光线直接照射、防水、防火等条件，有利于文件的长期保存。

✓ 应当制定文件管理的标准操作规程。

✓ 被保存的文件需要易于识别、查找、调阅和归位。

敏感点：

1、对于中心由于条件有限可能产生的风险要有应对措施。

✓ 所有文件柜，文件夹，文件盒文件袋都需有明显项目编号/项目名称标识。

✓ 文件柜专人管理，钥匙备份。

✓ 使用塑料文件袋保护纸质文件免于受潮。

2、经过多次翻阅的文件夹破损，注意更换。

文件目录破损即时更换。

文件保存期限

● 用于申请药品注册的临床试验，必备文件应当至少保存至试验药物被批准上市后5年；未用于申请药品注册的临床试验，必备文件应当至少保存至临床试验终止后5年。

敏感点：

文件的保存期限以及相关的处理条款必须在临床试验合同中体现。

作者：长颈鹿